Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia, występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów? Przyjdź do nas.

Podstawa  prawna:
Izba Przemysłowo - Handlowa Południowej Wielkopolski dokonuje czynności legalizacyjnych w imieniu Krajowej Izby Gospodarczej, na podstawie ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r., z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce.

Rodzaje legalizowanych dokumentów handlowych:
Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, od dokumentów autorstwa wnioskodawcy, świadectw i zaświadczeń urzędów państwowych i samorządowych, do poświadczeń autentyczności kopii, kserokopii dokumentu na podstawie okazanego oryginału włącznie, w tym:
•    Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
•    Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
•    Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
•    Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
•    Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
•    Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

Procedura legalizacji:
Przedsiębiorca występujący do Izby Przemysłowo-Handlowej Południowej Wielkopolski o legalizację dokumentów po raz pierwszy, do wniosku załącza niżej wymienione dokumenty zawierające aktualne dane:

1.   Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:

•    aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości
•    lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju
•    lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego

2.    Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON:

•    aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.

3.   Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP):

•    kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.

4.   Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:

•    wzoru podpisu w obecności przedstawiciela Izby na specjalnym formularzu lub,
•    wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
•    kopii karty wzorów podpisów bankowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez pracownika banku,

Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa mogą potwierdzić osoby uprawnione do reprezentacji firmy zgodnie z KRS.

W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących zmiany w dokumentach wymienionych powyżej, przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.

Dokumenty do legalizacji są przedkładane przez przedsiębiorcę w określonej przez niego ilości egzemplarzy i jednego egzemplarza dodatkowego przeznaczonego do dokumentacji, który pozostaje w Izbie. Wszystkie egzemplarze dokumentów przedłożonych do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa. Przy składaniu dokumentów do legalizacji  należy dołączyć wypełniony przez przedsiębiorcę wniosek o legalizację dostępny poniżej w formularzach do pobrania.

W zależności od dyspozycji zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie www.msz.gov.pl oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce.

W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie www.msz.gov.pl


Wniosek o legalizację dokumentów - pobierz
Formularz świadectwa pochodzenia - pobierz
Cennik obowiązujący od 1.07.2023 r. – pobierz


Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy, iż:

• Administratorem Państwa danych osobowych jest Krajowa Izba Gospodarcza z siedzibą w Warszawie 00-074, ul. Trębacka 4, tel.: 22 6309 600, email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
• W sprawie przetwarzania Pani/Pana danych osobowych można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych na adres email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie na adres siedziby Krajowej Izby Gospodarczej.
• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu wykonania czynności legalizacji dokumentów handlowych, na podstawie art. 6 ust 1 lit. b) i c) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych, oraz w szczególności Ustawy o izbach gospodarczych, Unijnego Kodeksu Celnego i Przepisów wykonawczych do Unijnego Kodeksu Celnego.
• Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być organy publiczne, instytucje lub podmioty trzecie uprawnione do żądania dostępu lub otrzymania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, w tym Ministerstwo Finansów, Urzędy Celno - Skarbowe, CBA, CBŚ, Prokurator Generalny, Policja oraz podmioty przetwarzające na zlecenie Administratora.
• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do zakończenia czynności legalizacyjnych oraz okres niezbędny w procesie weryfikacji zalegalizowanych dokumentów oraz ewentualnych przyszłych roszczeń wspólnych oraz roszczeń osób trzecich.
• Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania.
• Jeśli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest związane z wymogiem uzyskania legalizacji dokumentu handlowego. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w razie niepodania danych osobowych czynność legalizacji dokumentu handlowego nie zostanie wykonana.
• Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.