Nie w każdym przypadku praca świadczona poza zakładem jest pracą zdalną w kodeksowym znaczeniu. Zgodnie z ustawową definicją, pojęcie pracy zdalnej dotyczy sytuacji, gdy praca w całości lub częściowo (hybrydowo) jest świadczona w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę. Zasadniczo jej zastosowanie odbywa się więc w drodze porozumienia, w tym co do miejsca pracy. W przypadku formy hybrydowej nie ma też konieczności odgórnego ustalenia, w jakim zakresie praca zdalna jest łączona ze stacjonarną. Ogólne proporcje pomiędzy zdalnym i stacjonarnym wykonywaniem pracy oraz sposób ich łączenia należy jednak dookreślić w ramach indywidualnego porozumienia z pracownikiem, tak aby uwzględnić specyfikę pracy na danym stanowisku oraz dostosować poziom zwrotu kosztów proporcjonalnie do wymiaru pracy na odległość.

Na poziomie całej organizacji

W celu wdrożenia pracy zdalnej na poziomie organizacji należy zadbać o wprowadzenie odpowiednich regulacji. Tam, gdzie działają zakładowe organizacje związkowe, odbywa się to w formie porozumienia. Jeżeli nie uda się wypracować wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, pracodawca sam określa zasady pracy zdalnej w regulaminie. W zakładach, w których nie działają organizacje związkowe, można wprowadzić pracę zdalną po konsultacji z przedstawicielami pracowników, również w formie regulaminu.

Checklista regulacji wewnętrznych

Przepisy wskazują na pewne obszary organizacji pracy zdalnej, które powinny zostać uwzględnione w regulacjach wewnętrznych. Należy do nich przede wszystkim określenie:

• grupy pracowników, którzy mogą pracować zdalnie,
• zasad ponoszenia przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej (np. w formie ekwiwalentu lub ryczałtu),
• zasad porozumiewania się z pracodawcą i potwierdzanie obecności w pracy,
• zasad kontroli wykonywania pracy, kontroli BHP, przestrzegania bezpieczeństwa informacji oraz danych osobowych,
• zasad korzystania ze sprzętu, narzędzi i materiałów.

Szef może odmówić

To, czy dana osoba będzie pracować zdalnie, można ustalić również przez indywidualne porozumienie przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Co więcej, podobnie jak w przypadku telepracy, przepisy wymieniają wiele sytuacji, w których pracownicy mogą złożyć indywidualny wniosek o pracę zdalną, który będzie wiążący dla pracodawcy i to w większej liczbie przypadków niż przy telepracownikach. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji związanych z opieką nad dziećmi lub osobami chorymi. Odmowa jest dozwolona tylko ze względu na organizację pracy i konieczność zapewnienia jej ciągłości lub rodzaj wykonywanej pracy.

Wniosek o pracę zdalną będzie wiążący m.in., gdy złoży go pracownica w ciąży, osoba wychowująca dziecko do 4. roku życia lub sprawująca opiekę nad członkiem rodziny lub domownikiem z niepełnosprawnością.

Na polecenie pracodawcy

Kodeks pracy zawiera również przepisy szczególne, które w wyjątkowych przypadkach dają pracodawcom możliwość wydania odgórnego polecenia pracy zdalnej. Dotyczy to sytuacji wynikających z obiektywnej i losowej przyczyny. W szczególności pracę zdalną można zarządzić w razie wprowadzenia:

• stanu nadzwyczajnego (np. klęski żywiołowej),
• stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego i do trzech miesięcy po ich odwołaniu lub
• siły wyższej, powodującej brak warunków BHP do pracy w aktualnym miejscu jej wykonywania (np. powodzi, trzęsienia ziemi).

Artykuł ukazał się 22 grudnia 2022 roku w poradniku pt. „Praca zdalna w kodeksie pracy”, wydanym przez dziennik Rzeczpospolita.

 

Źródło: Kancelaria BIRD & BIRD