11 sierpnia 2023 r. została opublikowana Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598, która wprowadza chyba najważniejszą w ostatnich latach zmianę w podatku od towarów i usług, czyli obowiązek wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych i stosowania KSeF.

Możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy wykorzystaniu KSeF formalnie istnieje od 1 stycznia 2022 r., gdyż w tym dniu weszły w życie zmiany w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej „ustawa o VAT”), wprowadzone Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 2076). Jednak obecnie zarówno faktura ustrukturyzowana, jak i KSeF są rozwiązaniami fakultatywnymi, czyli nie ma obowiązku ich stosowania. To się zmieni już za kilkanaście miesięcy.

KSeF – co to jest?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest rządowym systemem teleinformatycznym, który kompleksowo będzie odpowiadał za proces wystawienia, przesyłania, otrzymania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Zadania, które przypisane są KSeF, sprowadzają się w zasadzie do 3 obszarów:

• zagadnień związanych z fakturowaniem, czyli wystawianiem i dostępem do faktur ustrukturyzowanych, otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych;
• zagadnień związanych z uprawnieniami do korzystania z KSeF, czyli nadawaniem, zmianą i odbieraniem tych uprawnień, powiadamianiem o nadaniu lub odebraniu uprawnień, uwierzytelnianiem oraz weryfikacji tych uprawnień;
• zagadnień związanych z kontrolą, czyli analizą i kontrolą prawidłowości danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych.

Dwa pierwsze obszary będą służyły głównie podatnikom, a trzeci – fiskusowi. Obowiązek stosowania KSeF wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. Jednak niektóre podmioty, np. podatnicy zwolnieni od VAT, będą mogli zacząć stosować KSeF dopiero od 1 stycznia 2025 r.

Wbrew informacjom, które powszechnie pojawiają się w przestrzeni medialnej, nawet po 1 stycznia 2025 r. KSeF nie będzie wyłącznym narzędziem (platformą) do wystawiania faktur. W dalszym ciągu w obrocie gospodarczym, także w relacji B2B, będą występowały faktury wystawione poza KSeF, gdyż będzie on wykorzystywany tylko dla jednego rodzaju faktur, czyli właśnie faktur ustrukturyzowanych. Niektórzy podatnicy (np. firmy zagraniczne posiadające na terytorium Polski wyłącznie rejestrację na VAT) nie będą w ogóle musieli stosować KSeF i wystawiać faktur ustrukturyzowanych, chociaż będą mieli taką możliwość. Inni podatnicy będą mogli stosować do końca 2024 r. faktury papierowe rozumiane jako paragony fiskalne z NIP nabywcy (do 450 zł) lub emitowane przez kasy (drukarki) fiskalne. Będą również faktury, które będą funkcjonować w postaci papierowej bez żadnych ograniczeń czasowych, np. paragony fiskalne wystawiane za przejazd autostradą i bilety za przewóz osób, na podobnych zasadach jak obecnie.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana (e-faktura) jest szczególnym wariantem faktury elektronicznej i będą do niej miały zastosowanie ogólnie takie same zasady i reguły jak do innych faktur, w tym papierowych. E-faktura jest jednak wystawiana i otrzymywana wyłącznie przy użyciu KSeF, za pomocą oprogramowania interfejsowego i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

E-faktura ma ustrukturyzowany format danych (XML), który oznacza odpowiednio ustalony zapis danych według określonej struktury i standardu. Obecnie faktura ustrukturyzowana bazuje na strukturze (wzorze) e-faktury FA(1), która została opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie e-PUAP. Docelowo (najprawdopodobniej już od września 2023 r.) będzie funkcjonowała na strukturze FA(2).

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest możliwe przy wykorzystaniu bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów (np. po zalogowaniu na https://ksef.mf.gov.pl/web/login), albo za pomocą komercyjnych narzędzi.

W celu wystawienia e-faktury należy posiadać odpowiednie uprawnienia. Takimi uprawnieniami z mocy prawa dysponuje wyłącznie podatnik VAT, który jest osobą fizyczną. Każdy inny podatnik VAT (np. spółka z o. o.) musi najpierw nadać takie uprawnienie właściwej osobie (np. pracownikowi tej spółki), ewentualnie musi posiadać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną (elektroniczny odpowiednik pieczątki firmowej). Nadawanie uprawnień co do zasady będzie odbywało się również za pośrednictwem KSeF, chociaż istnieje możliwość nadania uprawnień za pośrednictwem właściwego urzędu skarbowego (druk ZAW-FA).

Nadanie danej osobie fizycznej uprawnienia do wystawienia faktury ustrukturyzowanej jeszcze nie oznacza, że może ona wystawić taką fakturę. Należy pamiętać, że KSeF weryfikuje uprawnienia danej osoby, a to wymaga, aby uwierzytelniła się ona odpowiednio w KSeF, czyli niejako udowodniła, że jest właśnie tą konkretną osobą. Przepisy przewidują, że dana osoba może się uwierzytelnić:

• kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
• kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, lub
• podpisem zaufanym.

Jeśli taka osoba nie dysponuje żadną z tych 3 możliwości, nie będzie mogła wystawić faktury w KSeF ani dokonać jakiejkolwiek innej czynności w KSeF. Jednak obecnie wiele osób już dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a założenie profilu zaufanego możliwe jest nawet bez wychodzenia z domu (np. za pośrednictwem internetowego dostępu do konta bankowego w niektórych bankach).

Istnieje jeszcze opcja uwierzytelniania się poprzez tzw. token, czyli wygenerowany przez KSeF ciąg 40 znaków alfanumerycznych, przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego oraz jego uprawnień. Token co do zasady będzie wykorzystywany przez narzędzia (programy) komercyjne do automatycznego uwierzytelniania danej osoby w KSeF.

Posiadając uprawnienia oraz możliwość uwierzytelnienia się w KSeF, dana osoba „wystawia fakturę”, czyli przy wykorzystaniu narzędzi informatycznych przygotowuje plik elektroniczny z danymi zapisanymi zgodnie z odpowiednią strukturą e-faktury (docelowo FA (2)), który następnie przesyłany jest do KSeF.

KSeF sprawdza, czy plik zawiera wszystkie wymagane dane, czy są one podane we właściwym formacie oraz czy osoba, która przesłała plik, jest uprawnioną osobą. Jeśli takie sprawdzenie zakończy się pozytywnie, wówczas ten plik danych formalnie staje się fakturą w rozumieniu VAT i KSeF nadaje tej fakturze dodatkowy numer identyfikujący (numer KSeF). Składa się on z 32 cyfr i zawiera w sobie m.in. NIP sprzedawcy i datę przesłania pliku do KSeF, która formalnie jest uznawana za datę wystawienia e-faktury.

W tym samym momencie (tj. nadania numeru KSeF) faktura jest również udostępniana nabywcy, czyli podmiotowi, którego numer NIP został wskazany na fakturze. Skutkiem prawnopodatkowym tego udostępnienia jest uznanie, że nabywca otrzymał tę fakturę ze wszelkimi konsekwencjami takiego otrzymania (niezależnie od tego, kiedy ów nabywca dowie się o tej fakturze i np. pobierze ją z KSeF).

KSeF a VIDA

KSeF wkomponowuje się w rozwiązania przewidziane w ramach VIDA (VAT in the Digital Age), czyli inicjatywy, której efektem jest projekt dyrektywy z 8 grudnia 2022 r. Komisja Europejska przedstawiła w nim propozycje szeregu zmian w ramach podatku VAT, które mają za zadanie dostosować rozwiązania obowiązujące w VAT do coraz bardziej digitalizującej się rzeczywistości gospodarczej. Propozycje te mają na celu przede wszystkim poprawienie efektywności w VAT, zmniejszenie skali oszustw związanych z VAT przy zapewnieniu ciągle prostoty tego podatku. Mając świadomość wielości tych zmian, Komisja wstępnie przewidziała je na lata 2024–2028.

I jedną z takich zmian jest możliwość wprowadzenia przez państwa członkowskie obligatoryjnego stosowania e-faktur w transakcjach krajowych bez potrzeby każdorazowego występowania o udzielenie derogacji. Coraz więcej państw członkowskich rozważa taką możliwość.

Polska jeszcze musiała skorzystać z takiej derogacji i jest nią decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz.UE L 168 z 27 czerwca 2022, s. 81).

Zgodnie z brzmieniem ww. decyzji derogacyjnej Polska została upoważniona do akceptowania wyłącznie tych faktur, które zostały wystawione w postaci dokumentów lub not w wersji elektronicznej. Upoważnienie to jednak dotyczy jedynie podatników, którzy mają siedzibę na terytorium Polski.

Poza powyższym Polska została również upoważniona do przyjęcia rozwiązania, w myśl którego stosowanie faktur elektronicznych nie jest uzależnione od akceptacji odbiorcy, gdyż takie rozwiązanie obecnie funkcjonuje w dyrektywie VAT.

Specjalny kurs waluty

Wobec faktu, że faktura ustrukturyzowana jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, mają do niej zastosowanie również ogólne zasady, w tym te dotyczące stosowania kursów walut obcych (przeliczania podstawy opodatkowania lub kwoty VAT na złote).

Warto jednak mieć świadomość, że dla faktur wystawianych w ramach KSeF będzie obowiązywać dodatkowa, specjalna reguła. Nie jest ona zgodna z przepisami dyrektywy VAT, ale powinna być uznana za korzystną przez sprzedawców – będą oni mogli do danej transakcji zastosować 2 różne kursy waluty, a właściwie kursy z 2 różnych dni. Będzie to możliwe w sytuacji, gdy:

• podatnik wystawił fakturę w walucie obcej oraz
• do tej faktury stosuje się kurs waluty z poprzedniego dnia od daty jej wystawienia, oraz
• faktura została wysłana do KSeF następnego dnia po dniu wskazanym w pozycji (polu P1), czyli dacie wystawienia faktury.W takim przypadku do faktury podatnik będzie mógł poprawnie zastosować kurs z poprzedniego dnia („wczorajszy”) wobec daty z pola P1 (data wystawienia faktury) lub kurs z poprzedniego dnia od daty wysłania tej faktury do KSeF (formalnie na gruncie przepisów data uznana za datę wystawienia faktury).

Korygowanie faktur

W ramach KSeF i faktur ustrukturyzowanych zmieni się jednak podejście do zasad dokonywania korekt faktur ustrukturyzowanych. Korygowanie faktur oznacza poprawienie określonej błędnej informacji podanej w fakturze pierwotnej lub wynika z relacji biznesowej, w której wyniku zmieniły się warunki transakcji (np. zwrot towarów lub udzielenie rabatu posprzedażowego), co sprawia, że pierwotnie wystawiona faktura nie odpowiada rzeczywistości i musi być doprowadzona do zgodności z transakcją, czyli właśnie skorygowana.

Obecnie istnieje możliwość:

• anulowania faktury (nieprzewidziana w przepisach, ale wynikająca z praktyki i orzecznictwa);
• uwzględnienia zmian warunków transakcji lub skorygowania jakiejkolwiek informacji zawartej na fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej;
• skorygowania niektórych błędów (mniejszej wagi np. w nazwie, adresie lub NIP) poprzez wystawienie noty korygującej.

W momencie wejścia w życie obowiązkowego KSeF pozostanie wyłącznie jedna możliwość do skorygowania danych zawartych w wystawionych fakturach ustrukturyzowanych – poprzez wystawienie faktury korygującej. Nie będzie możliwe ani anulowanie faktury ustrukturyzowanej (faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF będzie mogła zostać usunięta z KSeF i będzie w nim przechowywana przez min. 10 lat), ani poprawienie błędów za pomocą noty korygującej. Nota korygująca, która co do zasady wystawiana jest przez nabywcę, znacznie komplikowałaby system KSeF, wobec czego została usunięta z polskiego systemu VAT. Zatem od 1 lipca 2024 r. nawet literówka w nazwie nabywcy na fakturze ustrukturyzowanej będzie musiała być poprawiona wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej, oczywiście również w postaci ustrukturyzowanej.

Warto zaznaczyć, że ustawodawca przewidział również nowy wariant faktury korygującej, która ma być wystawiana w przypadku dostaw produktów rolnych i usług rolniczych od rolnika ryczałtowego. Ta specjalna korekta będzie nazywała się „Faktura VAT RR Korekta” i będzie miała zastosowanie do korygowania wyłącznie „Faktur VAT RR”. Faktura VAT RR Korekta będzie mogła być wystawiona zarówno w postaci papierowej, „zwykłej” elektronicznej czy też jako faktura ustrukturyzowana.

KSeF a tzw. faktury konsumenckie (B2C)

Jak wynika z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, podatnicy (sprzedawcy) nie będą mieli obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych na rzecz nabywców towarów lub usług, którzy są osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. W takim przypadku, jak wynika z ust. 3 tego artykułu, sprzedawca będzie wystawiał faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej. Oznacza to więc, że w przypadku wystawiania faktur dla konsumentów (osób prywatnych) faktura będzie wystawiana w takiej samej postaci jak obecnie.

Wyżej wskazane przepisy sugerują, a resort finansów wręcz wprost twierdzi, że w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów (B2C) nie wolno będzie wystawić faktury ustrukturyzowanej, czyli za pośrednictwem KSeF. Takie rozumienie tych przepisów należałoby jednak uznać za ewidentnie niezgodne z prawem wspólnotowym. Co więcej, oznacza ono, że każdy podatnik, który również prowadzi sprzedaż dla konsumentów, musi utrzymywać 2 odrębne systemy do fakturowania: jeden na potrzeby KSeF (B2B i B2G), a drugi na potrzeby sprzedaży dla konsumentów (B2C). Oczywiście może to generować dodatkowe koszty i niesie za sobą dodatkowe ryzyko finansowe (sankcje podatkowe).

Takie rozwiązanie ma pozytywny efekt głównie dla nabywców, gdyż dalej będą oni otrzymywali dokumenty, do których są przyzwyczajeni, i nic w tym zakresie nie będzie musiało się zmienić. Jeśli ktoś otrzymuje faktury, np. za abonament telefoniczny mailem, to zapewne dalej będzie je tak samo otrzymywał.  

Dla sprzedawców już to takie korzystne nie jest, gdyż dla nich pojawia się problem: jak ustalić, kim jest dany nabywca? Obecnie faktura dla podatnika i niepodatnika jest tak samo wystawiana – w postaci papierowej lub elektronicznej. Pewną wskazówką może być NIP lub brak tego NIP-u w danych nabywcy, jednak brak NIP-u nabywcy na fakturze nie oznacza, że nabywca nie jest podatnikiem VAT lub że nie może on odliczyć kwoty VAT z tej faktury.

A warto pamiętać, że – zgodnie z art. 106ni ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT – jeżeli sprzedawca wbrew obowiązkowi wystawienia faktury ustrukturyzowanej wystawi np. fakturę papierową, wówczas grozi mu kara pieniężna w wysokości kwoty VAT wynikającej z takiej faktury.

Korzyści

Czy KSeF i faktury ustrukturyzowane niosą ze sobą korzyści dla podatników? Wydaje się, że odpowiedź na to pytanie nie powinna budzić wątpliwości. Tak, przejście na faktury ustrukturyzowane w długim okresie na pewno przyniesie polskiej gospodarce, podatnikom i fiskusowi wiele korzyści. Oczywiście, zanim do tego dojdzie, zapewne wiele problemów i kłopotów we wdrażaniu tych rozwiązań się pojawi. Już obecnie wskazuje się na nieprzygotowanie administracji skarbowej i samego KSeF na powszechne wystawianie faktur ustrukturyzowanych, niską jakość przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF, wątpliwości dotyczące zgodności tych przepisów i rozwiązań z Konstytucją RP, wiele niezgodności z prawem wspólnotowym itd.

Wejście obowiązkowego KSeF wymusi nie tylko dostosowanie informatyczne firm do tych nowych rozwiązań, ale również procedur obowiązujących w firmach, szczególnie tych związanych z fakturowaniem i odpowiedzialnością. Firmy będę musiały także zmodyfikować wzory swoich umów, relacje gospodarcze i zasady rozliczeń w stosunku do tego, co występuje obecnie (np. brak możliwości dołączenia do faktury ustrukturyzowanej dodatkowych dokumentów, które często są warunkiem płatności).

Wdrożenie obowiązkowego KSeF będzie się wiązało pojawieniem się wielu nowych pojęć, rozwiązań i problemów, których dotychczas nie było, np.:

• nr KSeF, który nie jest elementem faktury ustrukturyzowanej, ale musi być traktowany jak element tej faktury i w niektórych przypadkach będzie musiał się pojawiać na fakturze (np. w przypadku korekt lub faktur rozliczeniowych); zapewne też pojawi się docelowo jako obowiązkowa informacja w JPK_VAT;
• awaria KSeF, niedostępność KSeF czy też tzw. tryb offline;
• wystawienie faktur w KSeF vs przesłanie faktury do KSeF;
• faktura VAT RR korekta (obecnie takiej faktury nie ma);
• brak not korygujących, czyli poprawianie mniej istotnych błędów wyłącznie poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę, do czego wiele systemów sprzedażowych jest niedostosowanych;
• niezrozumiałe kody QR na fakturach udostępnianych poza KSeF;
• przelewy bankowe, w których trzeba będzie wskazywać nr KSeF lub tzw. identyfikatory zbiorcze;
• data wystawienia faktury, która czasami będzie datą wystawienia faktury, ale co do zasady nią nie będzie;
• kary pieniężne za określone nieprawidłowości związane z wystawianiem faktur poza KSeF itp.

Korzyści będzie pewnie znacznie więcej, aczkolwiek większość z nich nie pojawi się już w lipcu 2024 r. tylko będą one się pojawiały stopniowo. Tak oto do najważniejszych z perspektywy firmy można zaliczyć:

• zwiększenie efektywności pracy działów księgowych i finansowych (automatyzacja procesów księgowania, fakturowania i rozliczania płatności);
• skrócenie czasu obiegu informacji i dokumentów oraz związane z tym postępowania (podatnik vs kontrahent) – większa pewność w obrocie z kontrahentami oraz poprawienie terminowości płatności za faktury;
• skrócenie czasu obiegu informacji i dokumentów oraz związane z tym postępowania (podatnik vs fiskus);
• zwiększenie dokładności oraz skrócenie czasu weryfikacji zwrotów VAT (szybsze terminy zwrotu nadwyżki VAT naliczonego – 40 zamiast 60 dni);
• ustandaryzowany format danych oznacza poprawienie jakości tych danych, a tym samym ograniczenie liczby błędów, a także łatwiejszy dostęp i analiza tych danych;
• faktury ustrukturyzowane w przeciwieństwie do faktur papierowych nie będą się gubić, niszczyć, więc nie będzie trzeba wystawiać ich duplikatów;
• przechowywanie e-faktur na koszt administracji skarbowej (10 lat);
• brak obowiązku przygotowywania JPK_FA na żądanie organów;
• możliwość wstępnego wypełniania plików JPK_VAT oraz automatyzacja weryfikacji danych na potrzeby JPK_VAT;
• ograniczenie ryzyka oszustw w zakresie faktur (KSeF uniemożliwia podrabianie faktur).

Mimo wielu istniejących i pewnie w znacznej części uzasadnionych obaw i wątpliwości wśród przedsiębiorców wydaje się, że powinni oni skorzystać na wdrożeniu e-faktur i KSeF. Warunkiem tego jest jednak takie podejście do KSeF, które nie tylko zastąpi „program do fakturowania”, ale zmieni podejście do prowadzonej działalności gospodarczej i wskaże nowe możliwości oraz nową jakość działania danego podatnika VAT. Firmy powinny popatrzeć na to rozwiązanie i korzyści z nim związane nie z perspektywy 2023 r., czy nawet 2024 r., ale raczej 2028 r.

 

Źródło: PARP